Struktura organizacyjna Urzędu Miasta
Urząd Miasta Hajnówka
ul. Aleksego Zina 1
17-200 Hajnówka
tel. 85 682 21 80, fax 85 674 37 46
Godziny otwarcia:
poniedziałek- piątek 7.30- 15.30
Godziny przyjęć Burmistrza Miasta:
poniedziałek 13.00 - 17.00
Wewnętrzna organizacja urzędu:
Komórka |
Telefon |
Burmistrz Miasta Jerzy Sirak, II piętro - pokój nr 219 |
85 682 2180 |
Zastępca Burmistrza Ireneusz Roman Kiendyś, II piętro - pokój nr 219 |
85 682 2180 |
Sekretarz Urzędu Miasta Jarosław Grygoruk, II piętro - pokój nr 217 |
85 682 6444 |
Skarbnik Urzędu Miasta Agnieszka Irena Zabrocka, II piętro - pokój nr 218 |
85 682 6454 |
Biuro Rady Miasta, II piętro - pokój nr 210 |
85 682 6446 |
Obrona Cywilna, II piętro - pokój 205 Pełnomocnik: Bazyl Wawreszuk |
85 682 2905 |
Referat Budownictwa i Inwestycji, II piętro - pokój nr 209 |
85 682 2875 |
Referat Finansowo-Budżetowy, II piętro - pokój nr 223 |
85 682 2015 |
Referat Gospodarki Gruntami i Rolnictwa, II piętro - pokój nr 216 |
85 682 6448 |
Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, II piętro - pokój nr 204 |
85 682 3519 |
Referat Polityki Gospodarczej, II piętro - pokój nr 221 |
85 682 6445 |
Referat Społeczno Administracyjny, II piętro - pokój nr 224 |
85 682 2013 |
Sekretariat, II piętro pokój nr 219 |
85 682 2180 fax 85 674 37 46 |
Urząd Stanu Cywilnego, parter - pokój nr 15 |
85 682 2670 |
Zespół Oświaty, Kultury i Sportu - II piętro - pokój nr 206 |
85 682 2488 |
Kompetencje referatów:
Biuro Rady Miasta
· wgląd do aktów prawa miejscowego,
· dokumentacja organów samorządowych.
Referat Budownictwa i Inwestycji
· Obsługa inwestycji budowlanych (w tym budowy i modernizacji dróg) realizowanych z budżetu miasta lub z innych pozyskanych przez miasto środków.
· Planowanie i koordynacja prac w zakresie infrastruktury komunalnej.
· Obsługa inwestycji realizowanych z udziałem środków własnych mieszkańców.
· Prowadzenie spraw dotyczących organizacji robót publicznych na terenie miasta.
· Prowadzenie spraw dotyczących opracowywania planów zagospodarowania przestrzennego miasta.
· Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
· Udzielanie informacji o przeznaczeniu terenu w planie zagospodarowania przestrzennego.
Referat Finansowo - Budżetowy
1. W zakresie planowania i realizacji budżetu Miasta:
· koordynacja prac związanych z planowaniem i ustalaniem projektu budżetu Miasta,
· opracowywanie projektu budżetu Miasta,
· opracowanie projektu układu wykonawczego budżetu, sporządzanie okresowych analiz, informacji, sprawozdań budżetowych i rocznych sprawozdań z wykonania budżetu gospodarki pozabudżetowej,
· przygotowanie projektów zmian w budżecie,
· przekazywanie środków finansowym jednostkom budżetowym.
2. W zakresie nadzoru nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych powiązanych z budżetem Miasta:
· kontrola prawidłowości opracowywania i zatwierdzania planów finansowych jednostek,
· prowadzenie finansowej kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i podległych jednostkach organizacyjnych,
· prowadzenie spraw dotyczących wymiaru podatków i opłat lokalnych,
· sporządzanie sprawozdań w wymiaru należności, z wpływów podatkowych oraz z zastosowanych ulg, a także informacji o utraconych dochodach z tytułu ulg i zwolnień ustawowych,
· prowadzenie czynności kontrolnych w zakresie rzetelności zgłoszenia przedmiotów opodatkowania,
· wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i o nie zaleganiu w podatkach i opłatach lokalnych,
· opracowywanie projektów uchwał w sprawie stawek podatków i opłat lokalnych,
· przygotowywanie wniosków lub stanowisk w sprawach stosowania ulg w podatkach pobieranych przez urząd skarbowy, a stanowiących w całości dochody Miasta,
· prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych,
· windykacja należności z tytułu podatków i opłat lokalnych,
· prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku od środków transportowych, od posiadania psów i mandatów kredytowych,
· prowadzenie egzekucji administracyjnej w zakresie należności z tytułu podatków i opłat, dla których organ Miasta jest właściwy do ustalania i pobierania.
3. W zakresie obsługi finansowo - księgowej:
· sporządzanie list płac pracowników Urzędu oraz prowadzenie rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i podatku dochodowego od osób fizycznych,
· sporządzanie list wypłat diet radnym i przewodniczącym rad osiedli,
· prowadzenie rozliczeń z tytułu umów cywilno - prawnych
· rozliczanie zaliczek , delegacji służbowych i ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
· przekazywanie dotacji jednostkom gospodarki pozabudżetowej oraz pozostałych dotacji celowych,
· obsługa kasowa Urzędu,
· sporządzanie bilansu Urzędu i zbiorczych sprawozdań podległych jednostek oraz sprawozdań z zakresu realizacji wydatków budżetowych,
· prowadzenie ewidencji mienia budżetu.
Referat Gospodarki Gruntami i Rolnictwa
1. w zakresie geodezji:
· komunalizacja mienia gminnego,
· sprzedaż lub oddawanie nieruchomości stanowiące własność Miasta w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżaw lub najem,
· podział, rozgraniczanie nieruchomości i zamiana gruntów,
· przekazywanie w trwały zarząd nieruchomości miejskich jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej,
· sprawowanie kontroli wykonywania prawa użytkownika i trwałego zarządu,
· rozwiązywanie umów użytkowania wieczystego, dzierżawy lub najmu oraz wygaszania prawa użytkowania i trwałego zarządu,
· korzystanie przez miasto z prawa pierwokupu,
· kontrola obowiązku terminowej zabudowy działek,
· aktualizacja cen gruntów oraz naliczanie opłat za użytkowanie wieczyste, użytkowanie i trwały zarząd,
· naliczanie opłat adiacenckich,
· przejmowanie przez miasto od przedsiębiorstw państwowych gruntów zabudowanych budynkami mieszkalnymi wraz z towarzyszącymi obiektami infrastruktury technicznej i społecznej.
2. w zakresie gospodarki nieruchomościami:
· prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Miejskiego Funduszu Gospodarki,
· prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i placów oraz nadawaniem numerów porządkowych nieruchomościom,
· planowanie, zlecanie i odbiór robót geodezyjno - kartograficznych,
· okazywanie na gruncie granic nieruchomości zbywanych przez miasto.
3. w zakresie rolnictwa i leśnictwa:
· prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą,
· prowadzenie spraw związanych z ogrodami działkowymi,
· prowadzenie spraw związanych z wspólnotami gruntowymi.
Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska
Do zadań referatu należy prowadzenie spraw z zakresu:
· ochrony środowiska i ochrony przyrody,
· utrzymania porządku czystości na terenie Miasta,
· gospodarki wodnej i ściekowej,
· utrzymania dróg gminnych,
· prowadzenia zimowego utrzymania dróg,
· utrzymania miejsc pamięci narodowej,
· prowadzenia gospodarki mieszkaniowym zasobem gminy,
· najmu lokali użytkowych,
· dodatków mieszkaniowych,
· oraz inne zadania z zakresu gospodarki komunalnej nie zastrzeżone na rzecz innych referatów.
w szczególności:
1. prowadzenie spraw związanych z najmem, zamianami, podziałem lokali mieszkalnych oraz związanych z gospodarką lokalami mieszkalnymi,
2. organizowanie pracy Społecznej Komisji Mieszkaniowej, przygotowywanie projektów list najmu i zamiany,
3. organizowanie przetargów na najem lokali użytkowych,
4. prowadzenie spraw dotyczących eksmisji z lokali mieszkalnych,
5. przyjmowanie wniosków i przygotowywanie decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych,
6. opracowywanie programów ochrony środowiska,
7. prowadzenie spraw z zakresu naliczania opłat ekologicznych za korzystanie ze środowiska odprowadzanych do Urzędu Marszałkowskiego,
8. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami, w tym:
· organizowanie systemu selektywnej zbiórki odpadów,
· nadzór nad działalnością wysypiska śmieci,
· określanie sposobu postępowania z odpadami: przygotowywanie projektów decyzji i opinii w sprawach związanych ze składowaniem odpadów oraz prowadzeniem działalności w wyniku której powstają odpady.
9. Przygotowywanie projektów decyzji zezwalającej na świadczenie usług w zakresie zbiórki i transportu odpadów komunalnych stałych i ciekłych.
10. Podejmowanie czynności mających na celu likwidację składowania odpadów w miejscach do tego nieprzeznaczonych.
11. Podejmowanie czynności mających na celu właściwe utrzymanie ,ochronę i pielęgnację zieleni miejskiej oraz obiektów małej architektury w tym nadzór nad realizacją prac utrzymaniowych takich jak koszenie ,cięcie drzew i krzewów, zamiatanie ręczne i mechaniczne ulic i placów.
12. Prowadzenie zadań z zakresu gospodarki wodno – ściekowej w tym: przygotowywanie projektów decyzji zezwalającej na świadczenie usług w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzenie ścieków.
13. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ,konserwacją i remontami pomników i cmentarzy wojennych oraz miejsc pamięci narodowej.
14. Przygotowywanie projektów rozstrzygnięć z zakresu ochrony zwierząt oraz utrzymywania zwierząt ras agresywnych.
15. Organizowanie akcji sanitarno porządkowych w tym odłowów bezdomnych zwierząt.
16. Prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz opracowywanie corocznych zestawień przychodów i wydatków Funduszu.
17. Prowadzenie spraw dotyczących stanu sanitarno – porządkowego Miasta na terenach komunalnych nie przekazanych w zarząd lub użytkowanie bądź dzierżawę innym podmiotom.
18. Podejmowanie czynności mających na celu właściwe utrzymanie dróg gminnych w zakresie: oznakowania poziomego i pionowego, równania dróg gruntowych, likwidowanie przełomów oraz naprawy dróg.
19. Utrzymanie kanalizacji burzowej.
20. Oznakowanie ulic tablicami z ich nazwami.
21. Przygotowywanie projektów decyzji na zajęcie pasa drogowego oraz wydawanie opinii w sprawie umieszczania urządzeń w pasach drogowych.
22. Przygotowywanie decyzji w zakresie zezwoleń za usuwanie drzew i krzewów oraz naliczających kary za usunięcie drzew i krzewów bez zezwolenia.
23. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem rowów odprowadzających wody opadowe.
24. Współpraca z Wojewódzkim Zarządem Melioracji i Urządzeń Wodnych w zakresie utrzymania rzeki Leśna Prawa.
25. Nadzór nad stanem technicznym targowicy miejskiej.
26. Prowadzenie spraw związanych z oświetleniem ulicznym oraz parkowym w tym instalacja nowych punktów, rozliczanie faktur za oświetlenie ulic powiatowych i wojewódzkich.
27. Organizacja prac porządkowych na terenie miasta:
· zamiatanie mechaniczne i ręczne,
· prace porządkowe,
· nadzór nad pracownikami sezonowymi,
Referat Polityki Gospodarczej
Do zadań referatu należy:
1. Prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, a w szczególności:
· prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej na terenie miasta,
· dokonywanie wpisu do ewidencji,
· dokonywanie zmian w istniejącym wpisie,
· dokonywanie wykreślenia wpisu do ewidencji,
· potwierdzenie aktualności wpisu do ewidencji,
· umożliwienie zainteresowanym wglądu do ewidencji oraz udzielanie informacji z zakresu prowadzonej ewidencji,
2. Prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o transporcie drogowym, a w szczególności:
· udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana lub cofnięcie licencji w zakresie wykonywania transportu drogowego taksówką,
· wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych i przewozów regularnych specjalnych – przewozów na liniach komunikacyjnych w komunikacji miejskiej,
· kontrola przedsiębiorcy w zakresie zgodności wykonywania transportu drogowego z przepisami ustawy i warunkami udzielonej licencji lub zezwolenia,
3. Prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o usługach turystycznych, a w szczególności:
· prowadzenie ewidencji obiektów hotelarskich oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
4. Współpraca z instytucjami zajmującymi się turystyką na terenie miasta.
5. Nawiązywanie i prowadzenie współpracy z organizacjami i stowarzyszeniami na rzecz współpracy gospodarczej.
6. Prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych, a w szczególności:
· przygotowywanie projektów zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych.
7. Prowadzenie spraw związanych z integracją europejską oraz członkostwem w Unii Europejskiej.
8. Realizacja zadań na rzecz promocji miasta oraz opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjnych.
9. Prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym:
· pozarządowych w tym doradztwo, pomoc w pozyskiwaniu środków finansowych,
10. Prowadzenie witryny internetowej www.hajnowka.pl
11. Ewidencji działalności gospodarczej, współpraca z organizacjami pozarządowymi – tel. 085 682 6445; promocja i turystyka, strona www – tel. 085 682 6453
Referat Społeczno Administracyjny
· działalność gospodarcza,
· wydawanie zezwoleń alkoholowych,
· wydawanie zezwoleń na transport osobowy na terenie gminy,
· sprawy obrony cywilnej - tel. 85 682 2905,
· zarządzanie kryzysowe - tel. 85 682 2905,
· sprawy meldunkowe - tel. 85 682 2197,
· dowody osobiste - tel. 85 682 6452,
· zatrudnienia w UM - tel. 85 682 6452,
· przeciwdziałanie alkoholizmowi - tel. 85 682 6440,
· informatyk UM Hajnówka: tel. 85 682 2180 (jw@hajnowka.pl).
Sekretariat
· przyjmowanie korespondencji,
· informacja na temat pracy urzędu i burmistrza,
Urząd Stanu Cywilnego
· rejestracja małżeństw, urodzeń i zgonów,
· zawieranie związków małżeńskich,
· wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego.
Zespół Oświaty, Kultury i Sportu – symbol ZOK
Do zadań Zespołu Oświaty, Kultury i Sportu - należą sprawy z zakresu oświaty i wychowania dzieci i młodzieży oraz kultury i sportu, a w szczególności:
1. Planowanie sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów.
2. Wykonywanie czynności związanych z zakładaniem, prowadzeniem przekształcaniem, utrzymywaniem oraz likwidowaniem przedszkoli samorządowych, publicznych szkół podstawowych i gimnazjów, dla których organem prowadzących jest Gmina Miejska Hajnówka.
3. Prowadzenie spraw związanych z wpisywaniem do ewidencji szkół niepublicznych.
4. Ustalanie obwodów szkół podstawowych i gimnazjów, dla których organem prowadzących jest Gmina Miejska Hajnówka.
5. Koordynowanie działalności wychowawczo–dydaktycznej i opiekuńczej szkół i przedszkoli samorządowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miejska Hajnówka.
6. Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli (dotyczy awansu na nauczyciela mianowanego).
7. Przeprowadzanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli.
8. Weryfikacja arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli.
9. Współdziałanie z dyrektorami szkół i przedszkoli w zakresie przeglądów technicznych obiektów oświatowych oraz ustalanie hierarchii potrzeb w zakresie remontów szkół i przedszkoli samorządowych.
10. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy uczniom:
· stypendia i zasiłki szkolne dla uczniów,
· wyprawka szkolna,
· dojazdy uczniów do szkoły,
· inna pomoc wynikająca z przepisów prawa oświatowego.
11. Udział w imprezach szkół i przedszkoli oraz uczestniczenie w razie potrzeby w posiedzeniach rad pedagogicznych.
12. Prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.
13. Prowadzenie statystyki oświatowej.
14. Nadzór nad przestrzeganiem przez dyrektorów szkół i przedszkoli prawa oświatowego, uchwał Rady Miasta Hajnówka i Zarządzeń Burmistrza Miasta Hajnówka.
15. Występowanie z wnioskami do Burmistrza Miasta Hajnówka o przyznanie nagród dyrektorom szkół i przedszkoli z okazji Dnia Edukacji Narodowej.
16. Występowanie z wnioskami do Burmistrza Miasta Hajnówka o ustalenie dodatku funkcyjnego i motywacyjnego dyrektorom szkół i przedszkoli.
17. Podejmowanie czynności w imieniu pracodawcy z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektorów szkół i przedszkoli samorządowych w zakresie: udzielania urlopów wypoczynkowych.
18. Współpraca z Podlaskim Kuratorem Oświaty jako organem sprawującym nadzór pedagogiczny nad placówkami oświatowo – wychowawczymi.
19. Współpraca z Hajnowskim Domem Kultury, Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Hajnówce, Miejską Biblioteką Publiczną w Hajnówce oraz innymi instytucjami i organizacjami w zakresie upowszechniania kultury i sportu.