BIP UM Hajnówka

Osoba odpowiedzialna

Joanna Grądziel

Miejsce

pokój 201 – II piętro

tel. +48 85-682-64-51

Godziny przyjęcia interesantów

Poniedziałek - piątek

w godz. 7:30 – 11:30

Podstawa prawna działania archiwum zakładowego

Pracę archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Hajnówka reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Zakres działania archiwum zakładowego

• przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych oraz dokumentacji niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała

• przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

• przeprowadzanie skontrum dokumentacji

• porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszym w stanie nieuporządkowanym

• udostępnianie przechowywanej dokumentacji

• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej

• przeprowadzanie kwerend archiwalnych

• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej

• przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego

• sporządzenie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego

• doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją

Dokumentacja odziedziczona i zdeponowana w archiwum zakładowym Urzędu Miasta Hajnówka

• Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Hajnówce

• Urząd Miejski w Hajnówce

• Przedszkole Samorządowe Nr 4 w Hajnówce

• Zakład Komunikacji Miejskiej w Hajnówce

Zasady udostępniania dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym

Art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego

§ 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.
§ 1a. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu.
§ 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
§ 3. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a identyfikacja użytkownika systemów teleinformatycznych ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.