BIP UM Hajnówka

ZARZĄDZENIE Nr 102/14

Burmistrza Miasta Hajnówka

z dnia 03 grudnia 2014 roku

w sprawie przyjęcia procedury realizacji projektu „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego-część II administracja samorządowa”

 

Na podstawie art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2013r poz.330 ze zmian), art.40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. O finansach publicznych (Dz.U z 2013r poz.885 ze zmian.),

rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U z 2013r. Poz.289) oraz par.8 umowy o dofinansowanie Projektu – WND-RPPD.04.01.00-20-002/11 zarządzam co następuje:

§1

Ustalam zasady wyodrębnienia ksiąg rachunkowych oraz plan kont do ewidencji operacji dotyczących realizacji projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu województwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013, IV Oś Priorytetowa:Społeczeństwo informacyjne, zwanym dalej „Projektem”.

§2

1. Rachunkowość w zakresie „Projektu” prowadzona jest na podstawie zakładowego planu kont dla budżetu i jednostki budżetowej gminy.

2. Beneficjentem dofinansowania na wdrożenie „Projektu” jest Gmina Miejska Hajnówka.

3. Dla „Projektu” jest prowadzony rachunek bankowy w walucie PLN.

4. Dla „Projektu” zostały wyodrębnione, z syntetycznych kont księgowych, konta analityczne.

§3

1. Do prowadzenia ewidencji „Projektu” w jednostce budżetowej korzysta się z następujących kont analitycznych:

080-51-1 inwestycje (środki trwałe w budowie) z dalszym podziałem – środki własne

080-51-2 inwestycje (środki trwałe w budowie) z dalszym podziałem – środki z dotacji

130-8-1 rachunek bieżący jednostki (środki własne; z klasyfikacją budżetową)

130-8-2 rachunek bieżący jednostki (środki z dotacji; z klasyfikacją budżetową)

201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (z podziałem na kontrahenta)

223-12 rozliczenie wydatków budżetowych

011 środki trwałe (z podziałem wg grup)

800 fundusz jednostki

810 dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

975 wydatki strukturalne

 

2. Do prowadzenia ewidencji środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego w budżecie gminy korzysta się z następujących kont:

133-1-1 – rachunek budżetu

223-1- rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu”

901-1-1 - dochody budżetu (z klasyfikacją)

902-1-1 - wydatki budżetu „Projektu”( z klasyfikacją)

§ 4

1. Księgi rachunkowe dla potrzeb prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej „Projektu” otwiera się w momencie wystąpienia pierwszej operacji z nim związanej oraz na początek kolejnego roku realizacji „Projektu”, zamyka się na koniec każdego kolejnego roku i na dzień zakończenia realizacji „Projektu”.

2. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy „INFO SYSTEM -Księgowość budżetowa”.

3. Pozostałe środki trwałe o wartości jednostkowej do 3500zł są ewidencjonowane na koncie 080 jako środki trwałe.

§ 5

Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu przebiega według następujących zasad:

1. Obsługę finansową projektu i kontrole bieżącą sprawuje Urząd Miasta .

2. Wyciągi bankowe oraz oryginały dokumentów finansowych przechowywane są w referacie finansowo-budżetowym i wobec nich prowadzona jest wyodrębniona księgowość.

3. Kopie dokumentów finansowych oraz inne dokumenty mające związek z finansowaniem „Projektu”przechowywane są w referacie polityki gospodarczej.

4. Dokumenty przechowywane są w wydzielonych segregatorach lub teczkach z oznakowaniem zgodnym z zasadami promocji „Projektu”.

5. Po całkowitym rozliczeniu „Projektu” dokumenty przekazywane są do archiwum zakładowego i przechowywane przez okres wynikający z umową o dofinansowanie Projektu – WND-RPPD. 04.01.00-20-002/11 zgodnie z wymogami, tj. pięć lat od zakończenia realizacji projektu (ostatecznego rozliczenia końcowego wniosku o płatność).

§ 6

Obieg dokumentów oraz procedury kontroli finansowej

1. Referaty uczestniczące w obiegu dokumentów

   a) sekretariat urzędu miasta,

   b) referat finansowo-budżetowy,

   c) referat polityki gospodarczej.

2. Dowody księgowe przed wprowadzeniem do ewidencji podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym:

   a) kontrola merytoryczna dowodów finansowych polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach są zgodne z umową o dofinansowanie Projektu – WND-RPPD. 04.01.00-20-002/11 , zaplanowanymi działaniami, ustawą Prawo zamówień publicznych; dowodem prawidłowym w tym zakresie jest potwierdzenie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym oraz opisanie faktury, rachunku lub innego dokumentu zgodnie z wymogami ww umowy,

   b) kontrola formalno-rachunkowa dokumentu polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, czy nie zawiera błędów rachunkowych.

3. Sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty faktury przekazywane są do realizacji (płatności).

4. Płatność następuje w formie bankowości elektronicznej.

5. Po dokonaniu płatności pracownik księgowości sporządza wniosek o płatność wraz z niezbędną dokumentacją do uzyskania zaliczki lub refundacji poniesionego wydatku.

6. Dekretacji dokumentów księgowych dokonuje księgowa projektu.

7. Właściwa dekretacja polega na:

   - nadaniu dokumentom numerów ewidencyjnych,

   - umieszczeniu na dokumentach adnotacji o sposobie rejestracji dokumentu w urządzeniach księgowych (numery kont, klasyfikacja budżetowa, pozycja dziennik główna)

8. Stwierdzone w dokumentach błędy można poprawić poprzez:

   - w dowodach zewnętrznych – poprzez wysłanie kontrahentom dokumentu korygującego wraz z uzasadnieniem,

   - w dowodach wewnętrznych – poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreśleń, wpisanie treści poprawnej z umieszczeniem daty poprawki oraz podpisem osoby do tego uprawnionej.

9. Obieg dokumentów winien odbywać się najkrótszą drogą. Referaty uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną odpowiedzialność za terminowe i należyte ich załatwienie.

10. Z realizacji „Projektu” sporządza się sprawozdania Rb-27S i Rb-28S.

11. Odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo-kontrolnych poszczególnych referatów biorących udział w realizacji „Projektu”, kontrole należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli wstępnej i bieżącej, zgodnie z procedurami kontroli finansowej przyjętymi w Urzędzie Miasta Zarządzeniem nr 107/07 z dnia 31 grudnia 2007 roku oraz procedurami i zasadami sprawowania kontroli zarządczej obowiązującymi w Urzędzie Miasta przyjętymi zarządzeniem nr 28/2011 z dnia 31 marca 2011 roku.

§ 7

1. Osobami uprawnionymi do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty dla „Projektu” są: Jerzy Sirak - Burmistrz Miasta lub Jarosław Grygoruk - Z-ca Burmistrza

2. Osobą uprawnioną do sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym dla „Projektu” jest Jarosław Walesiuk - informatyk.

3. Osobą uprawnioną do podpisywania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym jest Halina Nowik – Skarbnik Gminy lub Emilia Bugwin – podinspektor.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta

Jerzy Sirak