BIP UM Hajnówka

ZARZĄDZENIE Nr 109/16

Burmistrza Miasta Hajnówka

z dnia 19 grudnia 2016 roku

w sprawie przyjętych przez Urząd Miasta Hajnówka zasad ewidencji i rozliczania środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 dla projektu zatytułowanego „Witamy w przedszkolu”

 

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. , poz.1047 ze zm.), § 15 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013, poz. 289) oraz par. 25 ust. 2 pkt 1 ogólnych warunków umów o dofinansowanie projektów za środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 do umowy nr UDA-RPPD.03.01.01-20-0042/15-00, zarządzam co następuje:

§1

Ustalam zasady wyodrębnienia ksiąg rachunkowych oraz plan kont do ewidencji operacji dotyczących środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 dla projektu zatytułowanego „Witamy w przedszkolu”dalej zwanego „Projekt”.

§2

1. Rachunkowość w zakresie „Projektu” prowadzona jest na podstawie zakładowego planu kont dla budżetu i jednostki budżetowej gminy.

2. Beneficjentem dofinansowania na wdrożenie „Projektu” jest Gmina Miejska Hajnówka we współpracy z Przedszkolem Nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi, Przedszkolem Nr 2 oraz Przedszkolem Nr 5 z Oddziałami Żłobkowymi.

3. Dla „Projektu” jest prowadzony wyodrębniony rachunek bankowy w walucie PLN w Urzędzie Miasta Hajnówka.

4. Dla „Projektu” zostały wyodrębnione w Urzędzie Miasta Hajnówka konta analityczne do kont syntetycznych oraz wyróżniono pozycją 0001 klasyfikację budżetową w rozdziale 80104 (paragrafy z czwartą cyfrą 7 i 9).

5. Dla „Projektu” została również wyodrębniona ewidencja księgowa w:

1.  - Przedszkolu Nr 2,

    - Przedszkolu Nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi,

    - Przedszkolu Nr 5 z Oddziałami Żłobkowymi.

   Każda z tych jednostek utworzyła własny plan kont na potrzeby „Projektu”.

§3

1. Do prowadzenia ewidencji „Projektu” w jednostce budżetowej korzysta się z następujących kont analitycznych:

011 Środki trwałe

013 Pozostałe środki trwałe

071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych

130-10 Rachunek bieżący jednostki„Projektu”z klasyfikacją budżetową

201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analitycznie z kontrahentem)

223-13 Rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu”

225 Rozrachunki z budżetami

229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

240-4 Pozostałe rozrachunki

konta zespołu 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

2. Do prowadzenia ewidencji „Projektu” w budżecie gminy korzysta się z następujących kont:

133-1-1 Rachunek budżetu

223-2-6/181 Rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu” Urzędu Miasta Hajnówka

223-2-6/930 Rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu” Przedszkola Nr 2

223-2-6/932 Rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu” Przedszkola Nr 3

223-2-6/933 Rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu” Przedszkola Nr 5

901-1-1 Dochody budżetu (z klasyfikacją)

902-2-6 Wydatki budżetu „Projektu” (z klasyfikacją)

§ 4

Księgi rachunkowe dla potrzeb prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej „Projektu” otwiera się w momencie wystąpienia pierwszej operacji z nim związanej oraz na początek kolejnego roku realizacji „Projektu”, zamyka się na koniec każdego kolejnego roku. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy „INFO SYSTEM - Księgowość budżetowa”.

§ 5

Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu przebiega według następujących zasad:

1. W trakcie realizacji „Projektu” oryginały dokumentów finansowych przechowywane są w Referacie Finansowo-Budżetowym Urzędu Miasta Hajnówka oraz w Przedszkolu Nr 2, Przedszkolu nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi i w Przedszkolu Nr 5 z Oddziałami Żłobkowymi

2. Pozostałe dokumenty mające związek z finansowaniem „Projektu” przechowywane są w Zespole Oświaty, Kultury i Sportu.

3. Dokumenty przechowywane są w wydzielonych segregatorach lub teczkach z oznakowaniem zgodnym z zasadami promocji „Projektu”.

4. Po całkowitym rozliczeniu „Projektu” dokumenty ze wszystkich jednostek przekazane zostaną do archiwum zakładowego Urzędu Miasta Hajnówka i przechowywane przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie „Projektu”.

§ 6

Obieg dokumentów oraz procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Hajnówka:

1. Referaty uczestniczące w obiegu dokumentów

   a) Sekretariat Urzędu Miasta,

   b) Referat Finansowo-Budżetowy,

   c) Zespół Oświaty, Kultury i Sportu.

2. Dowody księgowe przed wprowadzeniem do ewidencji podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym:

   a) kontrola merytoryczna dowodów finansowych polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach są zgodne z umową o dofinansowanie „Projektu”, zaplanowanymi działaniami, ustawą „Prawo zamówień publicznych”; dowodem prawidłowym w tym zakresie jest potwierdzenie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym oraz opisanie faktury, rachunku lub innego dokumentu zgodnie z wymogami ww umowy,

   b) kontrola formalno-rachunkowa dokumentu polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, czy nie zawiera błędów rachunkowych.

3. Dekretacji dokumentów księgowych dokonuje księgowa projektu.

4. Właściwa dekretacja polega na:

   - nadaniu dokumentom numerów ewidencyjnych,

   - umieszczeniu na dokumentach adnotacji o sposobie rejestracji dokumentu w urządzeniach księgowych (numery kont, klasyfikacja budżetowa, pozycja dziennik główna)

5. Stwierdzone w dokumentach błędy można poprawić poprzez:

   - w dowodach zewnętrznych – poprzez wysłanie kontrahentom dokumentu korygującego wraz z uzasadnieniem,

   - w dowodach wewnętrznych – poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreśleń, wpisanie treści poprawnej z umieszczeniem daty poprawki oraz podpisem osoby do tego uprawnionej.

6. Obieg dokumentów winien odbywać się najkrótszą drogą. Referaty uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną odpowiedzialność za terminowe i należyte ich załatwienie.

7. Z realizacji „Projektu” sporządza się sprawozdania Rb-27S i Rb-28S.

8. Odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo-kontrolnych poszczególnych referatów biorących udział w realizacji „Projektu”, kontrole należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli wstępnej i bieżącej, procedurami i zasadami sprawowania kontroli zarządczej obowiązującymi w Urzędzie Miasta przyjętymi zarządzeniem nr 28/2011 z dnia 31 marca 2011 roku.

W Przedszkolu Nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi, Przedszkolu Nr 2 oraz Przedszkolu Nr 5 z Oddziałami Żłobkowymi obieg dokumentów oraz procedury kontroli finansowej odbywają się w oparciu o przepisy wewnętrzne tych jednostek.

§ 7

1. Osobami uprawnionymi do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty dla wydatków „Projektu” realizowanych przez Urząd Miasta Hajnówka są: Andrzej Skiepko - Zastępca Burmistrza Miasta i Jerzy Sirak – Burmistrz Miasta.

2. Osobą uprawnioną do sprawdzania i podpisywania wyżej wymienionych dokumentów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zamówieniami publicznymi dla „Projektu” jest Jolanta Stefaniuk – inspektor w Zespole Oświaty, Kultury i Sportu.

3. Osobą uprawnioną do podpisywania wyżej wymienionych dokumentów pod względem formalno-rachunkowym jest Halina Nowik – Skarbnik i Agnieszka Zabrocka – inspektor w Referacie Finansowo-Budżetowym.

4. W Przedszkolu nr 2 osobą uprawnioną do:

   - zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty dla wydatków „Projektu” jest Dyrektor Przedszkola Nr 2,

   - sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zamówieniami publicznymi dla „Projektu” jest Dyrektor Przedszkola Nr 2,

   - podpisywania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym jest Główna Księgowa Przedszkola Nr 2.

5. W Przedszkolu Nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi osobą uprawnioną do:

   - zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty dla wydatków „Projektu” jest Dyrektor Przedszkola Nr 3,

   - sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zamówieniami publicznymi dla „Projektu” jest Dyrektor Przedszkola Nr 3,

   - podpisywania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym jest Główna Księgowa Przedszkola Nr 3.

6. W Przedszkolu Nr 5 z Oddziałami Żłobkowymi osobą uprawnioną do:

   - zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty dla wydatków „Projektu” jest Dyrektor Przedszkola Nr 5 i Vice Dyrektor Przedszkola Nr 5

   - sprawdzania i podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zamówieniami publicznymi dla „Projektu” jest Vice Dyrektor Przedszkola Nr 5,

   - podpisywania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym jest Główna Księgowa Przedszkola Nr 5.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta

Jerzy Sirak