BIP UM Hajnówka

ZARZĄDZENIE NR 14/2020 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 27 stycznia 2020 roku w sprawie przyjęcia przez Urząd Miasta Hajnówka zasad ewidencji i rozliczania środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER 2014-2020) dla projektu zatytułowanego „Hajnówka dostępna – program dostępności miasta w sferach kultury i turystyki inspirowany rozwiązaniami włoskimi z miasta Matera”

 

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. , poz.351 ze zmianami), § 20 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020, poz. 342), zarządzam co następuje:

 

§1 Ustalam zasady wyodrębnienia ksiąg rachunkowych oraz plan kont do ewidencji operacji dotyczących środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój do umowy nr POWR.04.03.00-IP.07-00-006/18, dla projektu zatytułowanego „Hajnówka dostępna – program dostępności miasta w sferach kultury i turystyki inspirowany rozwiązaniami włoskimi z miasta Matera” dalej zwanego „Projektem”.

 

§2

1. Beneficjentem dofinansowania na wdrożenie „Projektu” jest Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych w partnerstwie z Gminą Miejską Hajnówka, Miejską Biblioteką Publiczną im. Tadeusza Rakowieckiego w Hajnówce, Hajnowskim Domem Kultury, Stowarzyszeniem Kulturalnym Pocztówka oraz partnerem ponadnarodowym: Pro Loco Matera (Włochy). Każdy z partnerów posiada wyodrębnioną ewidencję księgową.

2. Rachunkowość w zakresie „Projektu” prowadzona jest na podstawie zakładowego planu kont dla budżetu i jednostki budżetowej gminy.

3. W Urzędzie Miasta Hajnówka na potrzeby „Projektu” prowadzony jest wyodrębniony rachunek bankowy w walucie PLN o nr 33 1020 1332 0000 1802 1205 6018.

4. Dla „Projektu” w Urzędzie Miasta Hajnówka zostały wyodrębnione konta analityczne do kont syntetycznych. Wyróżniono również klasyfikację budżetową w dziale 630, rozdział 63095, zaś paragrafy klasyfikacji dzieli się na środki unijne dodając czwartą cyfrę „7” oraz środki krajowe dodając czwartą cyfrę „9”. Koszty bezpośrednie „Projektu” ujmowane są w pozycji 0001, zaś koszty pośrednie w pozycji 0002.

 

§3

1. Do prowadzenia ewidencji „Projektu” w jednostce budżetowej korzysta się z następujących kont analitycznych:

011 Środki trwałe

013 Pozostałe środki trwałe

071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych

130-25 Rachunek bieżący jednostki „Projektu” z klasyfikacją budżetową

201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analitycznie z kontrahentem)

223-24 Rozliczenie wydatków budżetowych „ Projektu”

225 Rozrachunki z budżetami

229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

240-29 Pozostałe rozrachunki konta zespołu 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

2. Do prowadzenia ewidencji „Projektu” w budżecie gminy korzysta się z następujących kont:

133-1-1 Rachunek budżetu

223-1/181 Rozliczenie wydatków budżetowych „Projektu” Urzędu Miasta Hajnówka

901-1-1 Dochody budżetu (z klasyfikacją)

902-1-2 Wydatki budżetu „Projektu”( z klasyfikacją)

 

§ 4 Księgi rachunkowe dla potrzeb prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej „Projektu” otwiera się w momencie wystąpienia pierwszej operacji z nim związanej oraz na początek kolejnego roku realizacji „Projektu”, zamyka się na koniec każdego kolejnego roku. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy „INFO SYSTEM - Księgowość budżetowa”.

 

§ 5 Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu przebiega według następujących zasad:

1. W trakcie realizacji „Projektu” oryginały dokumentów finansowych przechowywane są w Referacie Finansowo-Budżetowym Urzędu Miasta Hajnówka.

2. Pozostałe dokumenty mające związek z finansowaniem „Projektu” przechowywane są w Referacie Polityki Gospodarczej Urzędu Miasta Hajnówka.

3. Dokumenty przechowywane są w wydzielonych segregatorach lub teczkach z oznakowaniem zgodnym z zasadami promocji „Projektu”.

4. Po całkowitym rozliczeniu „Projektu” dokumenty przekazane zostaną do archiwum zakładowego Urzędu Miasta Hajnówka i przechowywane przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie „Projektu”.

 

§ 6 Obieg dokumentów oraz procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Hajnówka:

1. Referaty uczestniczące w obiegu dokumentów

a) Sekretariat Urzędu Miasta,

b) Referat Finansowo-Budżetowy,

c) Referat Polityki Gospodarczej.

2. Dowody księgowe przed wprowadzeniem do ewidencji podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym:

a) kontrola merytoryczna dowodów finansowych polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach są zgodne z umową o dofinansowanie „Projektu”, zaplanowanymi działaniami, ustawą „Prawo zamówień publicznych”; dowodem prawidłowym w tym zakresie jest potwierdzenie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym oraz opisanie faktury, rachunku lub innego dokumentu zgodnie z wymogami w/w umowy,

b) kontrola formalno - rachunkowa dokumentu polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz czy nie zawiera błędów rachunkowych.

3. Dekretacji dokumentów księgowych dokonuje księgowa projektu.

4. Właściwa dekretacja polega na:

- nadaniu dokumentom numerów ewidencyjnych,

- umieszczeniu na dokumentach adnotacji o sposobie rejestracji dokumentu w urządzeniach księgowych (numery kont, klasyfikacja budżetowa, pozycja dziennik księga główna)

5. Stwierdzone w dokumentach błędy można poprawić poprzez:

- w dowodach zewnętrznych – poprzez wysłanie kontrahentom dokumentu korygującego wraz z uzasadnieniem,

- w dowodach wewnętrznych – poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreśleń, wpisanie treści poprawnej z umieszczeniem daty poprawki oraz podpisem osoby do tego uprawnionej.

6. Obieg dokumentów winien odbywać się najkrótszą drogą. Referaty uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną odpowiedzialność za terminowe i należyte ich załatwienie.

7. Z realizacji „Projektu” sporządza się sprawozdania Rb-27S i Rb-28S.

8. Odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych referatów biorących udział w realizacji „Projektu”, kontrole należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli wstępnej i bieżącej, zgodnie z procedurami i zasadami sprawowania kontroli zarządczej obowiązującymi w Urzędzie Miasta przyjętymi Zarządzeniem Burmistrza Miasta Hajnówka nr 28/2011 z dnia 31 marca 2011 roku w sprawie wprowadzenia procedur i zasad sprawowania oraz oceny Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta Hajnówka w oparciu o ustanowione przez Ministra Finansów Standardy Kontroli Zarządczej.

 

§ 7

1. Osobami uprawnionymi do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty dla wydatków „Projektu” realizowanych przez Urząd Miasta Hajnówka są: Jerzy Sirak – Burmistrz Miasta i Ireneusz Roman Kiendyś - Zastępca Burmistrza Miasta.

2. Osobą uprawnioną do sprawdzania i podpisywania wyżej wymienionych dokumentów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zamówieniami publicznymi dla „Projektu” jest Emilia Korolczuk – Główny Specjalista ds. wdrożenia w „Projekcie” w Referacie Polityki Gospodarczej.

3. Osobą uprawnioną do podpisywania wyżej wymienionych dokumentów pod względem formalno - rachunkowym jest Agnieszka Irena Zabrocka – Skarbnik i Monika Daniluk – referent w Referacie Finansowo-Budżetowym Urzędu Miasta Hajnówka.

 

§ 8 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta

Jerzy Sirak